De coronacrisis heeft effect op iedere onderneming, of dat nu positief of negatief is. Reden te meer om alle wetten en regelgeving rondom personeelszaken nog eens helder op het netvlies te krijgen. Met deze blog spijkeren we je kennis bij.
Nu velen van ons thuiswerken, is ook de online communicatie en het contact via telefoon en WhatsApp toegenomen. Wellicht ben je daarom ook mondelinge afspraken aangegaan over het arbeidscontract. Zijn mondelinge afspraken en afspraken via bijvoorbeeld WhatsApp rechtsgeldig? En waar moet je op letten?
Inderdaad rechtsgeldig
Het antwoord: ja. Het aangaan en verlengen van een arbeidscontract is zowel mondeling als via WhatsApp rechtsgeldig. Dat kan voor nu natuurlijk uitkomst bieden omdat ad hoc gewerkt moet worden, maar wij raden wel aan om uiteindelijk het een en ander op schrift vast te leggen. Als dat namelijk niet gebeurt, kunnen later meningsverschillen ontstaan over de details van een arbeidsovereenkomst. Dan wil je wel in bezit zijn van bewijslast. Bovendien is het bij een indiensttreding wettelijk verplicht om binnen een maand na overeenkomst een aantal gegevens zwart op wit vast te leggen. Het gaat hier voornamelijk om NAW-gegevens en details over het overeengekomen aantal arbeidsuren en het salaris.
Uitzonderingen
Let op: er zijn uitzonderingen waarbij een mondelinge overeenkomst of afspraken via WhatsApp niet rechtsgeldig zijn. Dat geldt ten eerste voor het beëindigen van een arbeidsovereenkomst. Mondelinge afspraken hierover zijn niet rechtsgeldig, en middels WhatsApp slechts onder bepaalde voorwaarden. In het laatste geval moet namelijk duidelijk aan te tonen zijn dat berichten de betreffende medewerker hebben bereikt. Ontvang je dus geen reactie en verschijnen ook niet de welbekende ‘blauwe vinkjes’, ga dan over tot aanvullende schriftelijke documentatie om problemen in de toekomst te voorkomen. Ook voor bijzondere bedingen, zoals een concurrentie- of proeftijdbeding, geldt een schriftelijke vastleggingsplicht. Mondelinge afspraken zijn hier niet rechtsgeldig, WhatsApp weer wel – mits werknemer duidelijk heeft ingestemd met de gemaakte afspraken.
Bepaald of onbepaald?
In sommige situaties kan het voor jou als werkgever interessant zijn om een werknemer een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden – in sommige situaties juist weer niet. Aangezien het te allen tijde mogelijk is om een tijdelijk contract om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd – daarvoor hoef je dus niet eerst af te wachten tot het huidige contract afloopt –, loont het om eens te kijken of je hier voordeel uit kunt halen. Zo betaal je bijvoorbeeld lagere WW-premie, bind je kennis en talent voor langere tijd aan je organisatie en hoef je zelf dus ook minder tijd en geld in te zetten voor werving en selectie. Daarentegen roept de beslissing, zeker in deze tijden, ook vragen op. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd zorgt er ook voor dat je een contract in economisch minder voortvarende tijden moeilijker kunt verbreken, je moet langer doorbetalen bij arbeidsongeschiktheid en wanneer blijkt dat een medewerker toch niet goed functioneert, moet je zelf tot beëindiging overgaan. Dat kost geld. Stof tot nadenken dus.
TIP: De nieuwe Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) die sinds 1 januari 2020 van kracht is heeft invloed op de WW-premie die werkgevers betalen. Voor werknemers met een vast arbeidscontract betalen werkgevers in de meeste gevallen de lage WW-premie, voor overige werknemers de hoge WW-premie. Bij arbeidscontracten voor onbepaalde tijd mag de lage WW-premie alleen toegepast worden wanneer het contract geen oproepcontract is, schriftelijk is vastgelegd en ondertekend is door zowel werkgever als werknemer.
Met de maatregelen vanwege het coronavirus krijgen werkgevers nu langer de tijd om te controleren of bestaande arbeidscontracten voor onbepaalde tijd schriftelijk zijn vastgelegd. De coulanceperiode is met drie maanden verlengd tot 1 juli 2020.
Buitenlandse werknemers
Hoewel het aannemen van buitenlandse werknemers nu even niet aan de orde is, zetten we toch de belangrijkste aandachtspunten op een rij. De wet schrijft namelijk voor dat je in eerste instantie verplicht bent om binnen Zwitserland en de Europese Economische Ruimte te werven. Dat zijn de landen uit de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Omdat verkeer van personen tussen deze landen en het onze vrij is, heb je ook geen werkvergunning nodig. Dat ligt anders voor werknemers buiten de EER en Zwitserland. Dan is die werkvergunning en eventueel een verblijfsvergunning wél nodig. Dit moet aangevraagd worden via het IND en UWV. Let wel: sommige werknemers vormen uitzonderingen, zo hebben kennismigranten of ondernemers met verblijfsvergunning als start-up geen vergunning voor verblijf en arbeid nodig. Alle uitzonderingen vind je hier.
Zzp’ers
Omdat er nogal wat te doen is geweest rondom het onderscheid tussen een verkapt dienstverband en het uitvoeren van werkzaamheden op freelance basis, kunnen we ons voorstellen dat je hiermee in de maag zit. Het laatste nieuws daarover: in de wet is in elk geval nog niets gewijzigd. Pas vanaf 2021 gaan zzp’ers minimaal 16 euro verdienen en kunnen vanaf een tarief van 75 euro per uur een zelfstandigenverklaring gebruiken. Omdat de Belastingdienst wel alvast strenger gaat toezien op de werkzaamheden van freelancers, is het raadzaam om details daarvan goed vast te leggen. Op dit vlak wil je liever niet met de fiscus in discussie.
Meer controles
Dat laatste is sowieso een aandachtspunt, want de Belastingdienst heeft onlangs meer controlecapaciteit vrijgemaakt voor boekenonderzoeken en bedrijfscontroles. Sinds dit jaar is sprake van meer handhaving op verkapte dienstverbanden, al dan niet bewust, en zullen sectorgewijs meer controles worden uitgevoerd op naleving van de zzp-wetgeving. Ten eerste zullen zorgorganisaties aan de beurt zijn, volgende op de lijst is de bouw. De controles zijn erop gericht marktverstoring in te dammen en onvereffende loonheffingen te innen. Bij kwaadwillenden zullen zelfs naheffingen en boetes volgen. Het is dus geen verkeerd idee om het ZZP- en personeelsbestand eens een keer goed na te lopen en (arbeids)overeenkomsten nauwkeurig te controleren, voordat de Belastingdienst dat doet.
Heb je hulp nodig rondom een van de genoemde thema’s? Daar zijn wij voor. Neem gerust contact met ons op.