Factureren lijkt soms misschien een fluitje van een cent en de BTW-aangifte kan binnen een mum van tijd zijn ingevuld, maar valkuilen liggen altijd op de loer. Hoe vaak je dezelfde handelingen ook uitvoert, ze verdienen ook altijd dezelfde aandachtigheid. Met deze 8 tips helpen we je op weg naar een vlekkeloos verloop van je BTW-aangiftes, het hele jaar door.

1. Zorg voor correcte facturen

Factuurnummering, wat kan daar nu mis mee gaan? Toch nog meer dan je denkt. De nummering die jij gebruikt kan voor jezelf misschien logisch zijn, maar als ze niet uniek en opvolgend zijn, denkt de Belastingdienst daar anders over. Exotische varianten met jaartallen en volgnummers per opdrachtgever zijn dus algauw incorrect. Dat geldt overigens ook andersom, dus als jij op jouw beurt een incorrecte factuur van een leverancier ontvangt, kun je deze beter retourneren. Alleen van facturen die aan de factuureisen van de Belastingdienst voldoen, mag je BTW terugvragen. Daarnaast is het belangrijk dat je op je eigen facturen de datum zet waarop jouw dienst of product is geleverd. Tot slot: bewaar al je ontvangen en verstuurde facturen gedurende 7 jaar. Dit is verplicht!

2. Vraag de BTW van oninbare facturen wél terug

Een oninbare factuur is al vervelend genoeg, maar de schade kan beperkt worden. Het is sinds 2017 gemakkelijker geworden om de BTW terug te vragen van facturen die niet zijn betaald. Dit kan een jaar nadat de betreffende factuur opeisbaar is geworden, simpelweg via je BTW-aangifte. Bij vraag 1a (BTW-tarief van 21%) of 1b (BTW-tarief van 6%) heb je de mogelijkheid om de BTW als negatief bedrag aan te geven. Het is ook een optie om de BTW als voorbelasting te laten verrekenen bij vraag 5b.

3. Verstuur facturen ruim op tijd

Het loont om niet telkens tot het einde van het kwartaal te wachten met het versturen van je facturen. Zo voorkom je dat je BTW moet afdragen die je nog niet eens binnenhebt. Het is misschien verleidelijk om deze BTW pas in het volgende kwartaal aan te geven, maar officieel staat de Belastingdienst het doorschuiven van inkomsten naar het volgende kwartaal niet toe. Verstuur facturen dus ruim op tijd en zet de ontvangen BTW direct apart, zodat de betaling van BTW geen probleem oplevert.

4. Zorg voor online herinneringen

Voor je het weet is het weer het einde van het kwartaal (of maand) en zit je om 23.30 uur op de 31e van de maand nog te worstelen met je aangifte. Een online alert of andere vooraf ingestelde notificatie in de agenda van je telefoon kan dit voorkomen. De Belastingdienst heeft een handige app in het leven geroepen: de BTW-Alert app. De app is simpel in gebruik en kan je boetes besparen.

5. Voorkom boetes

Daarmee komen we gelijk op de volgende tip: voorkom boetes. Wanneer je aangifte niet voor het einde van het kwartaal (of maand) binnen is, ontvang je direct een boete van 65 euro voor het niet (of niet tijdig) doen van aangifte. Daar komt vaak ook nog een boete bovenop voor betaalverzuim, omdat je ook te laat bent met het betalen van je omzetbelasting. Bovendien levert het je weer onnodig veel werk op, omdat de Belastingdienst, wanneer jij het niet doet, zelf een schatting zal maken van je af te dragen omzetbelasting. Daartegen moet jij weer in bezwaar, en dat kost weer tijd, dus al met al: doe op tijd aangifte!

6. Etentjes zijn niet BTW-aftrekbaar

Het gebeurt nog vaak en is ook begrijpelijk: het aftrekken van de BTW van eten en drinken tijdens zakenmeetings of onderweg. De kosten die je hiervoor maakt zijn (gedeeltelijk) wel aftrekbaar, maar de BTW niet.

7. Houd zakelijke kilometers en onderhoud goed bij

Als je met je privé-auto ook zakelijke kilometers maakt, is het essentieel dat je deze kilometers nauwgezet bijhoudt voor je aangifte. Bewaar alle benzine- en garagebonnen, want aan het eind van het jaar kun je de BTW over je zakelijke kilometers naar rato aftrekken. Deze regeling is alleen van toepassing op eenmanszaken en vennoten van VOF’s.

8. Neem ook aanloopkosten mee in je aangifte

Als je al kosten hebt gemaakt voordat je bedrijf ingeschreven was bij de KvK, kun je deze ook gewoon meenemen in je BTW-aangifte. Heb je bijvoorbeeld een adviesbureau ingeschakeld voor marktverkenning, dan zijn de kosten die je daarvoor gemaakt hebt zakelijk aftrekbaar. Het is belangrijk hiervan een gedegen urenregistratie bij te houden, zodat je kunt aantonen dat de kosten in het belang van je onderneming zijn gemaakt.