Hoe klein of hoe groot een zakelijke uitgave ook is, het loont altijd om bonnetjes, facturen en rekeningen zorgvuldig en correct te bewaren. Dien je alles namelijk in volgens de exacte fiscale regels, dan pluk je daar bij je BTW- en kostenaftrek in je aangifte de vruchten van. Nooit meer aftrek mislopen? Lees dan deze blog.
Of je nu een nieuwe bureaustoel koopt, periodiek een nieuwe stapel printpapier laat bezorgen of btw op brandstofbonnen aftrekt: het is goed om te weten wat voor de Belastingdienst wél en niet aftrekbaar is en op welke manier je je bonnen het beste kunt bewaren en indienen.
Zorgvuldig bewaren
Kostenaftrek en BTW-aftrek is mogelijk voor veruit de meeste zakelijke uitgaven aan bijvoorbeeld kantoorartikelen, als je maar aannemelijk kunt maken dat het daadwerkelijk om zakelijke kosten gaat. Schiet jezelf dus niet in de voet en zorg dat je ten alle tijden kunt verantwoorden met welk doel je je aankopen doet. Specificeer desnoods het een en ander op je bonnetjes, zodat je altijd beschikt over parate kennis. Doe je veel losse aankopen bij dezelfde leverancier? Vraag dan aan het einde van de maand om een verzamelfactuur, waaraan je de losse bonnetjes kunt vastmaken.
Zorg ook dat je altijd voldoet aan de factuurvereisten. Bij facturen en bonnetjes voor aankopen onder de €100 gelden minder en versoepelde eisen. Facturen moeten zijn voorzien van een datum van afgifte, de naw-gegevens van de leverancier, een specificatie van het artikel of de dienst die geleverd is en het aparte BTW-bedrag. Als er sprake is van een correctiefactuur moet verwezen worden naar de oorspronkelijke factuur. Deze eisen gelden alleen voor leveringen binnen Nederland.
Vervoerskosten
Wil je BTW aftrekken van de brandstof die je aan zakelijke kilometers verreden hebt? Zorg dan altijd dat je na het tanken afrekent met een pinpas, creditcard of tankpas die direct naar je bedrijf te herleiden is. Alleen op deze manier kun je het voor de Belastingdienst eenvoudig aannemelijk maken dat jij de afnemer bent. Ben je een IB-ondernemer (eenmanszaak of VOF)? Mogelijk gelden er dan andere regels omtrent de aftrek van BTW op brandstof.
Reis je weleens met het openbaar vervoer of taxi met een zakelijk doel? Dan kun je een deel van de BTW op de bon aftrekken, om precies te zijn 9/109 deel. Bewaar de vervoersbewijzen; deze volstaan als bon. Dit geldt niet voor reizen die je maakt voor regulier woon-werkverkeer, omdat de Belastingdienst dit ziet als privéreizen.
Let op: omdat de drukinkt op thermische bonnen na verloop van tijd vervaagt, raden we het aan om altijd kopietjes te maken. Zo voorkom je moeilijkheden bij het aantonen van bewijs voor je kosten- en BTW-aftrek, en kom je ook niet in de knoop met de bewaarplicht. Nog beter is de bon direct te scannen met de Exact app. Dan blijft de tekst altijd leesbaar, de bon maakt meteen deel uit van de administratie en wordt gekoppeld aan de bewuste transactie.
Eten en drinken buiten de deur
Wil je de kosten van eten en drinken aftrekken? Dat kan, mits dat kopje koffie, die lunch buiten de deur of dat diner een aantoonbaar zakelijk karakter had. Hier raden we dus ook weer aan: specificeer liever te veel dan te weinig en zorg ervoor dat de gemaakte kosten in verhouding staan tot het doel van de gelegenheid. Dit om opgetrokken wenkbrauwen (en vervolgacties) bij de Belastingdienst te voorkomen. Voor eten en drinken dat je voor jezelf, je personeel of relaties afrekent buiten de deur, geldt altijd dat alléén de kosten aftrekbaar zijn – niet de BTW. Bij uitzondering is het ook mogelijk om 100% af te trekken, maar aangezien je daarvoor eerst boven de drempel van €4.700 euro aan gemaakte kosten uit moet komen, is dat voor de meeste (kleinere) ondernemers geen aantrekkelijke optie.
Kantinekosten
Bij IB ondernemers (eenmanszaak of VOF)
Voor eten en drinken dat je inkoopt voor consumptie binnen de kantoormuren, gelden weer andere fiscale regels. In dit geval zijn zowel kosten als BTW aftrekbaar, mits het geen eten en drinken betreft dat voor eigen (privé)consumptie is bedoeld. Doe je bijvoorbeeld boodschappen in de supermarkt ten behoeve van de kantoorlunch of schaf je koffiebonen aan voor de machine op het werk? Dan mag je de gemaakte kosten voor 80% aftrekken van je winst. Dat geldt ook voor eten en drinken dat je op kantoor nuttigt met zakenrelaties.
Als je een BV hebt dan zijn bovenstaande zakelijke kosten óók aftrekbaar van de winst. Maar het hoe en wat hangt af van de toepassing van de werkkostenregeling. Vragen hierover? Neem contact met ons op.
Om vast te stellen of je ook de BTW mag aftrekken van de kosten die je voor eten en drinken (in de “bedrijfskantine”) maakt, hanteert de Belastingdienst een specifieke rekenmethode. De mogelijkheid om BTW al dan niet af te trekken, is namelijk afhankelijk van de hoogte van de ‘bevoordeling’, die als volgt wordt berekend. Alle inkoopkosten van eten en drinken worden bij elkaar opgeteld en daar worden nog eens 25% aan kosten voor bijvoorbeeld bereiding en kantine-onderhoud aan toegevoegd. Als jij gratis eten verstrekt of een lagere vergoeding vraagt dan de optelsom van bovenstaande bedragen, dan is dat de basis van de bevoordeling. Het verschil tussen de daadwerkelijke kantineomzet en het totaal aan gemaakte kosten voor eten en drinken, deel je door het aantal werknemers. Het bedrag dat daaruit komt, is de bevoordeling. Bedraagt dit meer dan €227, dan mag je geen BTW aftrekken (en moet je eventuele BTW die je gedurende het jaar al in voorbelasting aftrok corrigeren). Dit geldt ook als je voor een relatie meer dan €227 uitgeeft. Als jouw werknemers een ‘normale’ vergoeding als eigen bijdrage betalen voor eten en drinken, is de BTW op inkoopkosten sowieso aftrekbaar.
Meer informatie over overige aftrekbare kosten, vind je in deze blog die we eerder al schreven.
Heb je advies nodig over jouw specifieke situatie? Daar zijn wij voor! Neem gerust contact op.